Doküman Yönetim Sistemi’nin öğretmenlerin kullanımına açılması pilot illerde başlamasıyla sistemin öğretmenlerin kullanımına nasıl açılacağını Aksaray MEB’in hazırlamış olduğu rehber ile detaylandıralım;
NEDEN DYS ÖĞRETMEN SİSTEMİ?
Kurum harcamalarında tasarruf sağlamak, bürokratik işlemlerin azaltılması, kaynakların etkili, ekonomik ve
verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla daha önce Bakanlık Merkez Teşkilatı, İl/ İlçe MEM ve Kurumlarda
faaliyete geçirilen Doküman Yönetim Sistemi yaygınlaştırma çalışmaları kapsamında Bakanlı Bakanlığımızca öğretmenlerin kullanımına açılmıştır.
GEÇİŞ ÖNCESİ HAZIRLIK İŞLEMLERİ İŞLEMLERİ
1. İl MEM DETSİS sorumlularınca MEBBİS/Devlet Kurumları Modülündeki kurum DETSİS bilgileri ile Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi’ndeki ( https://www.kaysis.gov.tr/) kayıtların eşitlenmesi.
2.Okul/Kurum Müdürlüklerinin e-Okul veya MEBBİS sisteminden kurumda aktif görevi bulunmayan personelleri tespit edip, İl/ İlçe MEM İnsan Kaynakları Birimine bildirmesi.
3. Görev, Görevlendirme ve Ders Tamamlama kayıtları hatalı veya kapatılmayan personellerin İl/ İlçe MEM İnsan Kaynakları birimince tespit edilmesi ve kayıtların düzeltilmesi.
4. Okul/Kurum Müdürlerinin DYS Öğretmen sistemine geçi geçiş öncesi Okul Müdürü rollerindeki aktif i işleri kapatması.
SİSTEME GEÇİŞ(OKUL)
1. Okul/kurum müdürleri havale grupları olu oluşturabileceklerdir.
2. Okul/Kurum Müdürleri, DYS’de kurum içi veya kurum dışı evrakları öğretmenleri seçerek veya grup oluşturarak evrak gönderebileceklerdir.
3. Okul/Kurum müdürleri, öğretmenlere gönderilen evrakların okunup/okunmadı okunmadığını sistem üzerinden takip edebileceklerdir.
4. Okul/Kurumlar, personellerin verdikleri dilekçeleri DYS sistemine gireceklerdir.
5. Okul/Kurumlar DYS sisteminde Müdür rolünde personellerin İş istatistiğini, DYS Yönetici rolde ise kurumun istatistiğini alabileceklerdir.
6. İzne çıkan Okul/Kurum müdürü, kurum müdür yardımcısını veya başka bir kurum müdürünü kurumuna müdür olarak görevlendirecektir.
7. Vekalet bırakılan Okul/Kurum Müdürünün sistemce otomatik silinmemesi için Yetki Devri İş lemi yapılacaktır.
8. İzinden dönen Okul/Kurum Yöneticisi vekalet bıraktı bıraktığı müdürün silinmesi için Yetki Devrini İptal edecektir.
9. Vekalet bırakılan müdür kurum DYS sisteminden silinecektir.
SİSTEME GEÇİŞ GEÇİŞ(ÖĞRETMEN)
1.Kadrolu ve Ücretli Öğretmenler DYS WEB sistemine giriş yapabileceklerdir.
2.Öğretmenler, DYS WEB sistemi aracılı aracılığı ile kurumlarınca kendilerine bilgi için gönderilen evraklar ile verdikleri dilekçelere verilen cevapları okuyabileceklerdir.
3.Öğretmenler okul/kurumlara verdikleri dilekçelere verilen cevapları DYSWEB sisteminde görebileceklerdir.
Öğretmenler Sisteme Nasıl Girecek?
Kadrolu öğretmenler yazıları okumak için mebbis.meb.gov.tr adresindeki DYS WEB bağlantısını, dysweb.meb.gov.tr adresini ve Ajanda uygulamasını kullanabileceklerdir. Kadrolu öğretmenler bu sistemlere erişebilmek için TC Kimlik No ve MEBBİS şifrelerini kullanacaklardır.
Ücretli öğretmenler ise resmi yazıları okumak için dysweb.meb.gov.tr adresinden E E-Devlet Girişi ile sisteme giriş yapabileceklerdir.
Öğretmenler Yazıları Nasıl Okuyacak (Tebellüğ Edecek) ?
Öğretmenler
DYS WEB sistemine giriş yaptıktan sonra kadrolu oldukları yada görevlendirildikleri kurumlardan kendilerine tebliğ tebliğ-tebellüğ edilen evrakları okumak için sol menüden kurum ismine tıklatmaları gerekmektedir.
Seçilen kurum liste başına taşınacak ve Aktif İşler Menüsü altındaki kendisine gönderilen evraklar listelenecektir. Listedeki yazı tıklatılarak açılmalı, yazı okuduktan sonra Gelen Evrak Gözden Geçirme penceresinin sol altındaki «Okudum» butonu tıklanmalıdır.
Dilekçe Takibi Nasıl Yapılacak?
Öğretmenler kurumlarına verdikleri dilekçeleri, hem de kurumlarınca dilekçelerine verdikleri cevapları DYS WEB üzerinden görüntüleyebilirler.
Bunun için sisteme giriş yaptıktan sonra
1. Sorgular menüsüne tıklayınız.
2. Dilekçelerim menüsüne tıklayınız.
3. Listeden Dilekçe bilginize tıklayınız.
4. Dilekçe durumunu görüntüleyebilirsiniz.
Sistem İle İlgili Sık Sorulan Sorular?
Soru 1:
DYS sisteminde kurumda kadrolu, görevlendirme veya ücretli olarak aktif çalışan/çalışmayan personel var. Nasıl
eklenecek/silinecek?
Cevap:
Personelin MEBBİS görev, görevlendirme ve ders tamamlama tarihleri kontrol edilmelidir.
Soru 2:
Kurumdan ayrılan personel var. Görev, görevlendirme ve ders tamamlama kayıtları İl/İlçe MEM tarafından kapatıldı . Ancak DYS sisteminden silinmiyor. Sebebi nedir?
Cevap:
1. Ders tamamlama bitiş tarihi ileri bir tarihtir. (Kontrol edilip bitiş tarihi öne çekilmelidir.)
2. DYS’de bitirmediği (aktif) evraklar vardır. (Kontrol edip işlerini kapatmalıdır.)
2. Yetki Devri Yapılmış olabilir. (Yetki Devri Geri iptal edilmelidir. İşlem Adımları için tıklayınız. tıklayınız.)
Soru 3:
Okul Müdürü rolü hala silinmemiş?
Cevap:
Okul Müdürü rolünde aktif iş vardır . (Kontrol edilip işler kapatılmalıdır kapatılmalıdır.) 2. Yetki Devri yapılmış olabilir. (Yetki Devri Geri iptal edilmelidir. İşlem Adımları için tıklayınız. tıklayınız.)
Soru 4:
Vekaleten bakılan kurumun DYS’sinde Müdürü rolü ve DYS Yönetici rolü yok?
Cevap:
Vekaleten bakılan kurum için İl/İlçe MEM İnsan Kaynakları Birimi MEBBİS ders tamamlama kaydı Müdür olarak işlenmelidir.
Soru 5:
Müdür, DYS Yönetici rolleri eklenmiyor. Evrak Karşılayan ve İade Evrak Karşılayan rolleri Müdür olarak değişmiyor.
Cevap :
Görev, Görevlendirme ve ders tamamlama kayıtlarında Müdür, Müdür Vekili ve Müdür Yetkili öğretmen girilmemiştir. Girildi ise tarihleri hatalı olabilir olabilir.Cevap 2: Sisteme geçildiğinde Müdür rolünün sistemce eklenmesini beklemeden okul/kurum müdürü manuel olarak Müdür rolünü DYS de eklemiştir. Sistem DYS Yönetici rolü eklemek istediğinde Evrak Karşılayan ve İade Evrak Karşılayan rollerine bakıyor.
Soru 6:
DYS Yönetici rolde kuruma görevlendirilen personel tekrar siliniyor?
Cevap:
Personelleri sistem otomatik eklemekte olup, eklenenlerin silinmemesi için görev, görevlendirme ve ders tamamlama kayıtları İl/İlçe MEM İnsan Kaynakları birimi kontrol etmelidir etmelidir.Soru 7: İdareciler DYS ye girmek istediklerinde DYS WEB’den giriş yapmaları gerektiği yönünde bir uyarı alıyor.
Cevap:
Personel görevlendirme kayıtları incelenmelidir. Bir öğretmen A kurumunda öğretmen iken B kurumuna görevlendirme Müdür Yardımcısı olarak görevlendiriliyor. Aynı öğretmen C kurumuna ders tamamlama olarak öğretmen olarak MEBBİS sistemine işleniyor.
Soru 8:
MEBBİS sisteminde görevde olanlar ile emekli, vefat, ihraç vb. nedenlerle aktif görevde olmayan idareci olmayan
öğretmenlerin eski ders tamamlama kayıtları kapatılamamaktadır.
Soru 9:
Okul/Kurum Müdürleri gelen evrakı öğretmenlere dağıtması için müdür yardımcısına veya memura gönderebilir mi?
Cevap:
Okul/Kurum müdüründe Yetkili Personel Gelen Evrak rolü varsa gönderebilir. Müdür Yetkili Personel Gelen Evrak rolünde iken evrakı müdür yardımcısına veya memura havale eder, müdür yardımcısı veya memur da evrakı gereği için kendisine, bilgi için (gözden geçirme) öğretmenlere gönderebilir. Eğer okul/kurum müdüründe yetkili personel gelen evrak rolü yoksa Müdür gelen yazıyı açar ak İş
Yönlendir butonu ile müdür yardımcısı veya memura gönderebilir. Müdür yardımcısı veya memur bu evrakı dağıtabilir. İş Yönlendir yöntemi tavsiye niteliğinde olup, gelen evrakın Müdür tarafından dağıtılması önerilir.
Soru 10:
Ücretli Öğretmenler sistemi nasıl kullanacak?
Cevap:
Ücretli öğretmenlerden okul müdürü olanlara, DYS sistemine giriş yapabilmeleri için İl/İlçe MEM Yöneticilerince
MEBBİS/Yönetici Modülde TC kimlik nolu yetkisiz kullanıcı oluşturacaktır. Yönetici olan ücretli öğretmenler bu kullanıcı bilgileri ile mebbis.meb.gov.tr adresinden giriş yapacaklardır.
Diğer ücretli öğretmenler ise dysweb.meb.gov.tr adresindeki e e-devlet girişinden sisteme giriş yapacaklardır.
Soru 11:
Öğretmenin MEBBİS kaydındaki Ad/ Soyad bilgisi ile DYS’deki Ad/ Soyad bilgisi farklı.
Cevap:
Öğretmen daha önce idareci olarak DYS sistemine eski Ad/ Soyad bilgisi ile kaydedilmiştir.
Soru 12:
Okul Müdürü rolündeki kaydedilen evraklara nasıl ulaşılır?
Cevap:
DYS Öğretmen sistemine geçildiğinde Okul Müdürü rolü silinerek Müdür rolü eklenecektir. Okul Müdürü rolündeki kaydedilenevraklara ulaşmak için Sorgular/Kişi Evrak Sorgusu kullanılacaktır.
Soru 13:
Kurumdaki personellere havale edilen evraklara işlem yapıp yapmadıkları nasıl kontrol edilir?
Cevap:
Sorgular / Kullanıcı İş Takibi Ekranından tarih aralığı girilerek sorgulanabilmektedir . İşlem Adımları için tıklayınız. tıklayınız.)